Správa dokumentů

V dnešní době jsou organizace nuceny pracovat se stále větším množstvím interních či externích dokumentů – klasických papírových i v elektronické podobě. Obdobně je v každé organizaci řada procesů, v rámci kterých dochází k pořizování či zpracování dokumentů – velmi často napříč jednotlivými odděleními či středisky.

Mnohé organizace přistupují ke správě dokumentů takřka chaotickým způsobem, bez předem definovaných pravidel a bez využití odpovídající IT podpory. Efektivní práce s dokumenty je v takovém případě spíše nedostižným snem než naplnitelnou realitou. Řešení ovšem existuje a skrývá se v systémech pro správu dokumentů a v řízené dokumentaci – či přesněji v řízeném oběhu dokumentů dle definovaných workflow.

Díky DMS systémům (Document Management System) je zpracování elektronických dokumentů výrazně snadnější a efektivnější, mimo jiné i díky následujícím možnostem:

• řízené zpracování dokumentů včetně sdílení
• dostupnost informací o vlastníkovi dokumentu a aktuálním zpracovateli
• verzování dokumentů včetně přehledné historie dosavadního zpracování
• dohledatelnost dokumentů a souvztažných záznamů
• zajištění a kontrola splnění požadavků definovaných legislativou i normami

Na základě více než dvou desítek let zkušeností s touto oblastí vyvinula společnost GC System vlastní systém pro správu dokumentů – GCPack. Mezi hlavní funkcionality našeho řešení patří:

• správa a evidence řízených dokumentů
• podpora legislativních procesů včetně ochrany osobních údajů dle GDPR
• podpora interních i externích auditů
• zvyšování efektivity zpracování dokumentů
• řízení údržby
• řízení lidských zdrojů