HW SW - INFRASTRUKTURA ASSET MANAGEMENT BIG DATA
& ANALYTICS
BEZPEČNOST ICT SPRÁVA DOKUMENTŮ

Správa dokumentů (DMS/PLM)

 

V dnešní době jsou organizace nuceny pracovat se stále se zvětšujícím množstvím interních či externích dokumentů. Jejich bezproblémové zpracovaní je základním kamenem pro řízení  společnosti na konkurenčním trhu.

V každé společnosti se vyskytují procesy jejímiž účastníky jsou pracovníci napříč celou společností. Není neobvyklé, že tito pracovníci jsou v lokalitách, které jsou od sebe vzdáleny stovky kilometrů. V každém procesu jsou pak řízeny nějaké informace, které mají být schváleny či připomínkovány a to vše v reálném čase.
Aplikace GCPack-WorkFlow je nástrojem pro realizaci procesů v reálném čase.

 

Po implementaci aplikace GCPack-WorkFlow můžeme uživatel očekávat přínosy typu:

  • sdílení dokumentů
  • verzování dokumentů
  • zrychlení času zpracovaní dokumentů/informací
  • v každém okamžiku je znám aktuální zpracovatel
  • přehledná historie průběhu procesu
  • dohledatelnost dokumentů a souvztažných záznamů
  • snadná práce s aplikací
  • podpora požadavků mezinárodních norem kvality
  •  atp.

Technologie

 

Domino/Notes

Řešení Domino/Notes je doporučovaná platforma pro jednoduchou, přehlednou a bezpečnou komunikaci uvnitř společnosti s možností správy, sdílení, třídění, fulltext vyhledávání v dokumentech různých typů a formátů. Už vlastní implementace Domino/Notes může být považována za základní stupeň jednoduchého Document Management Systému.

Řešení Domino/Notes je efektivní nástroj vhodný pro procesy, které pracují se strukturovanými, ale i nestrukturovanými datys možností implementace v jakémko-li typu společnosti. Domino/Notes zejména umožňuje spravovat obsah dokumentů v souladu s firemními předpisy a požadavky po celou dobu jejich životního cyklu. Zachycuje obsah již během tvorby, změny, workflow a zajistí jeho archivování na vhodné úložiště ,ze kterého je díky managementu záznamů kdykoli vyvolán a dle přístupových práv použit. 

Vlastnosti řešení Domino/Notes:

  • Komplexní sofistikované řešení pro správu dokumentů
  • Vysoká úroveň zabezpečení dat
  • Kompatibilita s dalšími technologickými systémy
  • Možnost práce Off-Line (replikace)

Společnost GC System a.s. zajišťuje jak prvotní návrh infrastruktury Domino/Notes prostředí včetně hardwarových požadavků, tak i následnou správu v průběhu rutinního používání.

GCPack

GCPack je složen ze standardních databází, ke kterým je možné navázat další nadstandardní databáze rozšiřující funkcionalitu GCPacku. Pojem „databáze“ nechápeme v rámci GCPacku pouze jakonástroj pro shromažďování dat všech typů (strukturované a nestrukturované), ale jako nástroj pro řízení procesů. Co to znamená? Databáze v rámci GCPacku nemají pouze evidentní charakter tj. nejedná se jen o datový sklad, ale je do nich implementováno uživatelsky nastavitelné workflow, dle kterého je pak dokument i záznam řízen v rámci svého životního cyklu. Data a informace, které jsou v rámci dokumentů a záznamu řízeny, lze pomocí různých nástrojů třídit.

GCPack-WorkFlow

Aplikaci GCPack-Workflow je možné a výhodné použít u procesů, u kterých chceme řídit nějaká data a známe proces jakým mají daná data protéci společností..Např. formulář žádanky, který žadatel vyplní a posílá svému nadřízenému ke schválení atp.

Aplikace GW v sobě zahrnuje jak nástroj na definici procesu a podmínek chodu procesu, tak i vlastní databázi řídící reálný provoz.

Nejčastější využití pro procesy:

  • Likvidace faktur
  • Tvorba smluv a dodatků ke smlouvě
  • Žádanky na objednání
  • Nabídky
  • Dovolenky
  • Řídící dokumenty
  • Reklamace
  • Cestovní příkazy
  • Změnové řízení
  • Aj.

Datapolis Process System

Jedná se o účinný nástroj pro vytváření a řízení firemních procesů v prostředí Microsoft Sharepoint. V grafickém prostředí pro návrh workflow můžete rychle vytvořit schéma a nastavení firemního procesu a to bez potřeby programování. Procesy jsou zobrazeny jako klasické diagramy, proto jsou velice přehledné a snadno upravitelné. Po vytvoření procesu je možné jeho okamžité nasazení.

Systém je plně integrován s Microsoft Sharepoint (Services i Server) a využívá jeho veškeré možnosti. Díky otevřené architektuře je možné tento systém dále rozšiřovat o další funkcionality.

Klíčové vlastnosti:

  • Grafický webový workflow designer v prostředí Sharepoint
  • Oddělená obchodní a technická úroveň
  • Jednoduché změny workflow
  • Plná integrace a rozšířená oprávnění s Sharepoint
  • Přehlednost o stavu probíhajících procesů
  • Možnost integrace dalších řešení

PLM (Product Lifecycle Management)

ENOVIA je komplexní podnikové řešení pro řízení životního cyklu produktu. Umožňuje správu technické i netechnické dokumentace, výrobkových struktur, jejich variant, projektů, zákaznických požadavků a produktových či zakázkových informací. ENOVIA nabízí široké možnosti sdílení a výměnu všech informací vzniklých v průběhu celého životního cyklu produktů.

Výhody systému:

  • podpora změnového řízení
  • správa projektu a úkolu na něm dle předdefinovaných šablon dle norem APQP
  • integrace do ERP systémů
  • správa CAD dat a jejich verzování
  • intuitivní webové prostředí
  • nejmodernější architektura systému

Success Story

 

Vápenka Čertovy schody, a.s., patřící do mezinárodního koncernu LHOIST, byla certifikována dle ISO 9000 v roce 1998 společností RW TÜV. V roce 2000, kdy se společnost chystala na transformaci nové revize ISO 9 000, bylo vypsáno výběrové řízení na dodavatele systému pro elektronickou správu a řízení dokumentů a záznamů firemních procesů. Z tří produktů byl vybrán dokumentační systém GCPack společnosti GC System, a.s.

V lednu 2001 proběhla instalace tohoto produktu a základní zaškolení odborného IT týmu, který se díky své profesionalitě stal také školícím týmem a autorem názorných manuálů pro zaměstnance. Instalace a vlastní implementace systému proběhla díky perfektní součinnosti odborníků obou společností ve velice krátké době. K bezproblémovosti instalace zcela jistě také přispěl fakt, že ve vápence byl již funkční Domino Server a prostředí Lotus Notes, kterého GCPack využívá, se zde již používalo a bylo důkladně známo. Na měsíc květen 2001 měla vápenka naplánován recertifikační audit podle ISO 9001:2000. Jelikož je systém GCPack poměrně rozsáhlý, za čtyři měsíce mezi instalací a auditem byly implementovány a fyzicky naplněny pouze moduly pro řízenou dokumentaci, měřidla a organizační schéma, tedy činnosti, které společnost potřebovala dát do systému jako první. Na tomto základě již úspěšně proběhl audit, společnost Vápenka Čertovy schody, a.s. se tak stala první firmou, která na systému GCPack provedla audit podle nové normy.

Od té doby byly a jsou postupně implementovány další moduly – Cíle společnosti, Porady, Korespondence, Lidské zdroje, Dovolenky aj. Další fází byla implementace systému GCPack-WorkFlow. Tento systém je využíván pro tvorbu workflow aplikací a to jak dodavatelsky od firmy GC System a.s., tak i pro tvorbu aplikací vlastními silami. V tomto systému byla např. vytvořena aplikace pro vykazování práce s vazbou na dovolenky a personální systém a jiné specifické databáze VČS. Dále byly implementovány aplikace pro řízení environmetálních aspektů (ISO 14000) a bezpečnostních rizik (ISO 18 000). Aktuálně je ve vývoji aplikace pro sledování elektrických zařízení.


Reference


Napište nám

Zaujaly Vás naše služby? Neváhejte nás kontaktovat. Pište na e-mail nebo využijte náš kontaktní formulář.

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace